Baza wiedzy


Obecna pandemia koronawirusa zmusiła wiele firm do podjęcia kroków w stronę łagodzenia sytuacji kryzysowej i utrzymania ciągłości działania biznesu pomimo problemów gospodarczych. Niestety, nie wszystkie firmy były na sytuacje kryzysowe przygotowane, czego efekt obserwowaliśmy w postaci często przypadkowych, pochopnie podejmowanych decyzji, a nawet upadku wielu firm. Ci, którzy przetrwali pandemię z pewnością wyjdą z niej mocniejsi o nowe doświadczenia i świadomość, że na przyszłość trzeba przygotować się do takich sytuacji znacznie wcześniej. Jak zapewnić ciągłość działania  w sytuacji kryzysowej?

 

Przeprowadź ocenę sytuacji kryzysowej

Ocena sytuacji jest pierwszym krokiem w stronę lepszego zarządzania biznesem i zachowania ciągłości działania w czasach kryzysu, dlatego ważne jest by przeprowadzić ją jak najwcześniej. Szczegółowa analiza sytuacji bieżącej oraz rozważenie różnych scenariuszy rozwoju pozwolą opracować schemat działań niezależnie od tego, jak potoczy się sytuacja kryzysowa.

 

Podczas analizy należy wziąć pod uwagę obecną sytuację firmy, fakt czy jakieś działania zostały już przerwane przez kryzys oraz sprawdzić, czy są to procesy krytyczne, niezbędne dla dalszego działania firmy. Im wcześniej podjęte zostaną kroki mające na celu zachowanie ciągłości działania i zmianę niektórych działań po to, by zachować ich ciągłość, tym mniej krytycznych procesów zostanie całkowicie przerwanych.

 

Na etapie oceny sytuacji kryzysowej konieczne będzie rozważenie scenariuszy rozwoju kryzysu, a więc tego w jakim miejscu działania firmy mogą znaleźć się w kolejnych dniach, tygodniach czy miesiącach pracy oraz kiedy konieczne będzie uruchomienie procedur awaryjnych.

 

Warto mieć świadomość tego jakimi zasobami dysponuje firma, w jakim czasie będzie zmuszona ogłosić stan kryzysu i jak sytuacja ta wpłynie na zasoby ludzkie w firmie. Bazując na sytuacji z okresu początków pandemii koronawirusa, należy przewidzieć czy firma będzie w stanie funkcjonować gdy znaczna część kadry pracowniczej trafi na zwolnienia lekarskie, kwarantannę lub zdecyduje się korzystać z urlopu, chroniąc się przed wirusem. Zabezpieczenia ciągłości działania powinny przewidywać taką możliwość i ustosunkować się do niej.

 

Zadbaj o ciągłość działania firmy

Mając gotową ocenę sytuacji kryzysowej i rozważając wiele możliwych kierunków rozwoju kryzysu i sytuacji firmy można przejść do opracowywania strategii zarządzania incydentem oraz planowania procedur awaryjnych, które zostaną uruchomione na wypadek kryzysu.

 

Celem opracowanej strategii jest możliwość wznowienia lub odtworzenia kluczowych dla działania firmy procesów na poziomie pozwalającym na zapewnienie ciągłości. Nie każda firma będzie w stanie działać w 100% w trakcie kryzysu, ale wprowadzając pewne zmiany organizacyjne nie utraci też całkowitej zdolności działania.

 

Bazując ponownie na przykładzie z pandemii koronawirusa, firmy które były w stanie dość szybko przenieść swoją działalność online, a pracownikom zlecić pracę zdalną utrzymały się znacznie lepiej, niż te, u których wdrożenie takie nie było od początku możliwe. Nie w każdej branży model pracy zdalnej może się sprawdzić, ale u wielu gotowość do pracy w tym trybie opłaciła się.

 

Przewidując możliwe scenariusze działania na wypadek sytuacji kryzysowej należy oczywiście rozważyć nie tylko samo wznowienie procesów, ale i zachowanie ich standardów zgodnie z polityką bezpieczeństwa i systemami zarządzania firmy. Należy zadbać o to, by być o krok przed sytuacją kryzysową i nawet gdy uda się zachować ciągłość działań, myśleć o tym jak przedłużyć ją na cały okres trwania sytuacji kryzysowej. Chodzi tu m.in. o zapewnienie odpowiedniej ilości zasobów, edukowanie pracowników, odpowiednie przygotowanie bezpiecznej przestrzeni do pracy, a także weryfikowanie umów z dostawcami i klientami pod kątem możliwych opóźnień w realizacji umowy przez wykorzystanie klauzuli siły wyższej.

 

Pozostań w gotowości i reaguj na zmiany

Wprowadzając nowe, nieco zmienione schematy funkcjonowania firmy dopasowane do okoliczności w sytuacji kryzysowej trzeba przygotować się na nowy zakres zagrożeń, ryzyka i szans. Cele biznesowe mogą zmienić się na czas kryzysu, ale sytuację można często wykorzystać po części na własną korzyść rozwijając dotychczas niepraktykowane metody działania.

 

Dokonując bieżącej analizy sytuacji firmy, śledząc wydarzenia w obrębie sytuacji kryzysowej i starając się reagować z wyprzedzeniem na rozwój sytuacji można uniknąć przykrych konsekwencji w postaci przerwania procesów, a nawet przystosować się do działania w zupełnie nowej rzeczywistości.

 

Potrzebujesz Planu Ciągłości Działania Systemów Informatycznych? Sprawdź naszą usługę bezpieczeństwa informacji.