Spis treści
Przedsiębiorcy zarówno małych, jak i dużych firm nie zdają sobie sprawy z konieczności zabezpieczenia danych osobowych swoich pracowników lub klientów, które przez firmę są przechowywane i przetwarzane. Bezpieczeństwo informacji należy do podstawowych obowiązków administratora, a niedopilnowanie tego może oznaczać spore kary administracyjne oraz finansowe.
Wbrew pozorom odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych pracowników oraz klientów nie zawsze jest takie proste. Nie każde szyfrowanie zapewni maksymalne bezpieczeństwo tych danych, co wskazuje coraz większa liczba niezaliczonych audytów firm zewnętrznych. Warto zatem w każdej chwili dbać o bezpieczeństwo danych, stosując się do wymagań RODO.
Wymagania RODO a bezpieczeństwo danych osobowych
Pomimo tego, że rozporządzenie Parlamentu Europejskiego dotyczące ochrony danych osobowych RODO już jakiś czas temu weszło w życie, nadal wielu przedsiębiorców zastanawia się w jaki sposób spełnić wszystkie stawiane wymagania. W teorii administrator danych osobowych powinien wdrożyć w działanie firmy odpowiednie środki techniczne, które zapewnią pewne bezpieczeństwo danym.
W praktyce chodzi o szyfrowanie danych osobowych, a także możliwość zapewnienia pełnej poufności, dostępności oraz integralności systemów przetwarzających te dane. Oprócz tego administrator powinien tworzyć bezpieczne kopie zapasowe danych osobowych i mieć możliwość ich natychmiastowego przywrócenia w przypadku wystąpienia awarii systemów komputerowych.
Obowiązkiem administratora danych RODO w danym przedsiębiorstwie jest również przeprowadzanie audytów jakości zabezpieczeń oraz ocena skuteczności stosowanych środków technicznych.
Interfejs użytkownika i funkcjonalność oprogramowania – wymogi
Interfejs użytkownika to miejsce, gdzie użytkownik samodzielnie wprowadza swoje dane osobowe. Dotyczy to formularzy zamieszczonych na stronach internetowych, gdzie administrator musi spełnić obowiązek informacyjny, a także dodać zgodę na przetwarzanie danych użytkownika internetowego. To tutaj administrator powinien wstawić jedynie te klauzule, które są zgodne z rozporządzeniem RODO.
Funkcjonalność oprogramowania powinna spełniać wymogi związane z realizacją praw osób udostępniających swoje dane osobowe, a także wymienić obowiązki administratora je przetwarzającego. System informatyczny powinien zatem umożliwić edycję, usuwanie lub znakowanie danych, a także pozwolić użytkownikowi na samodzielne decydowanie do czego dane osobowe mogą zostać użyte. Funkcjonalność systemu informatycznego, spełniającego wymogi RODO, opiera się również na upewnieniu się, czy dane osobowe nie są przechowywane dłużej niż jest to potrzebne.
Tworzenie kopii zapasowych a bezpieczeństwo informacji
Wymagania w rozporządzeniu RODO poruszają również kwestie wykonywania backupu danych osobowych pracowników firmy, klientów czy użytkowników internetowych. Warto przy tym pamiętać, że podczas tworzenia kopii zapasowych zapisujemy wszystkie dane, które następnie są archiwizowane. Konieczne jest zastosowanie się do zasady o możliwości bycia zapomnianym, jeśli dane użytkowników internetowych nie są nam dłużej potrzebne. Administrator powinien na bieżąco usuwać zarchiwizowane kopie zapasowe, gdzie znajdują się dane osobowe. W przypadku skomplikowanych systemów tworzenia backupu, lepiej zlecić to zadanie firmom zewnętrznym, które zadbają o spełnienie wymagań RODO.
Audyt RODO – na czym polega?
W rozporządzeniu dotyczącym RODO można również znaleźć informacje dotyczącą konieczności przeprowadzania audytów ochrony danych osobowych na serwerach firmowych. Jednym z obowiązków administratora danych osobowych jest konieczność sprawdzenia skuteczności wszystkich zabezpieczeń tak, aby żadne informacje nie zostały udostępnione osobom niepożądanym. Samodzielne przeprowadzenie audytu jest jednak trudne, dlatego warto zatrudnić do tego zewnętrzną firmę, zajmującą się przeprowadzaniem kontroli oraz szczegółowym przedstawieniem rozwiązań.
Firma zewnętrzna nie tylko przeprowadzi kompleksowy audyt, dzięki któremu sprawdzi wszystkie aspekty zabezpieczeń danych osobowych. Specjaliści posiadający odpowiednią wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych RODO upewnią się, czy firma faktycznie stosuje się do wszystkich wymogów i w razie potrzeby stworzy plan poprawy jakości bezpieczeństwa. Audyt można przeprowadzić zarówno w placówkach publicznych, jak i prywatnych przedsiębiorstwach.
Ciekawym rozwiązaniem jest również outsourcing IOD, gdzie zewnętrzna firma przejmuje wszystkie obowiązki administratora danych osobowych. W ten sposób przedsiębiorcy nie muszą się martwić niespełnieniem wymogów stawianych w rozporządzeniu RODO.
Systemy informatyczne, na których serwerach przechowywane są dane osobowe, powinny bezwzględnie spełniać wszystkie wymagania zamieszczone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego. Kary za niedopełnienie obowiązku administratora są niezwykle wysokie, dlatego już wcześniej warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenia.